των Michael Y. Lee και Koen Veltman
Τι είναι ομάδα πέραν του συνόλου των ατόμων που την απαρτίζουν; Είναι η συνοχή ή η συνεκτικότητα, που επιτρέπει τη συγκέντρωση των δυνατοτήτων των μεμονωμένων ατόμων και το αντιστάθμισμα των αδυναμιών τους. Έτσι, η μελέτη- ορόσημο της Google, «Project Aristotle» κατέληξε πως ο σημαντικότερος παράγοντας που επηρεάζει την ομαδικότητα δεν είναι οι δεξιότητες, η ευφυΐα ή η προσωπικότητα των μελών μιας ομάδας, αλλά πολύ περισσότερο η ποιότητα της αλληλεπίδρασης των ατόμων μεταξύ τους και η αίσθηση της ψυχολογικής ασφάλειας.
Η πανδημία του Covid-19 ίσως είναι η μεγαλύτερη απειλή για την ομαδική συνεκτικότητα. Συνάδελφοι οι οποίοι συνήθισαν να συνυπάρχουν, έχουν αναγκαστεί να διασκορπιστούν σε διαφορετικές πόλεις, ακόμα και χώρες. Βάσει των εξελίξεων, το μέλλον των ομάδων αυτών είναι ανησυχητικό. Θα ήταν δυνατόν να δημιουργηθούν στενές εργασιακές σχέσεις στη διάρκεια μηνών, αν όχι χρόνων; Για να καταγράψουμε τις επιπτώσεις σε πραγματικό χρόνο, ξεκινήσαμε μια έρευνα τον Ιούνιο σχετικά με το πώς επηρεάστηκαν οι ομάδες από τον Covid. Περισσότεροι από 500 επαγγελματίες σε όλο τον κόσμο απάντησαν.
Τα αποτελέσματα μας εξέπληξαν. Ενώ το 45% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι τα επίπεδα συνεκτικότητας της ομάδας τους μειώθηκε εξαιτίας του Covid-19, σχεδόν το ένα τρίτο (31%) δήλωσε ότι έχουν βελτιωθεί. Μόνο ένας στους πέντε ανέφερε πως δεν υπήρξε καμία αλλαγή. Η πανδημία είχε δημιουργήσει ένα χάσμα, κατά το δείγμα. Οι ομάδες που φαινόταν καλύτερα προσαρμοσμένες στην «νέα κανονικότητα» απέκτησαν μεγαλύτερη συνεκτικότητα, ενώ αυτές που προσαρμόστηκαν λιγότερο εμφάνισαν χαμηλή ποιότητα στις σχέσεις τους.
Εξετάζοντας βαθύτερα τα ευρήματα της έρευνας, εντοπίσαμε τρεις βασικούς παράγοντες, οι οποίοι «πρόδιδαν» εκ των προτέρων τυχόν θετική ή αρνητική επίδραση στη συνοχή της ομάδας, μετά την πανδημία.
1. Αξιοποίηση των επικοινωνιακών δυνατοτήτων των νέων τεχνολογιών
Όντως, η επικοινωνία μέσω της τεχνολογίας είναι λιγότερο πλούσια σε πληροφορίες από την κατά πρόσωπο επικοινωνία. Αλλά οι ομάδες που ήρθαν πιο κοντά, ήταν αυτές που αξιοποίησαν τη δύναμη της τεχνολογίας για να γεφυρώσουν τα χάσματα και να φέρουν τους ανθρώπους πιο κοντά.
Πρώτον, οι ομάδες με γεωγραφικές αποστάσεις διαπίστωσαν ότι η γενική στροφή προς την τηλεργασία έφερε όλους τους εργαζομένους στο ίδιο επίπεδο και ενίσχυσε τόσο τη διαδικασία ανταλλαγής πληροφοριών, όσο και τη συνεκτικότητα της ομάδας. Ομάδες των οποίων πολλά μέλη τους εργάζονταν ήδη εξ αποστάσεως, επωφελήθηκαν ιδιαίτερα από τη γενική μετάβαση προς την τηλεργασία. Η συζήτηση γύρω από τη δημιουργία ισότιμων όρων ανταγωνισμού, προϋπήρχε σε αυτές τις ομάδες.
Οι επιτυχημένες ομάδες κατά τη διάρκεια της πανδημίας αξιοποίησαν επίσης τους πολλαπλούς τρόπους επικοινωνίας που επιτρέπουν οι τεχνολογικές πλατφόρμες, όπως οι Slack και Zoom. Επί παραδείγματι, μία διευθύντρια είπε ότι αξιοποίησε την ιδιωτική συνομιλία σε τηλεσυνεδριάσεις, ώστε να δώσει σε διαφορετικά άτομα τη δυνατότητα να εκφραστούν πάνω σε ορισμένα θέματα. Σύγκρινε, λοιπόν, αυτή τη δυνατότητα με το να πρέπει να περιμένει τη λήξη των συναντήσεων, και είπε: «Κατά τη γνώμη μου, είναι καλύτερο όταν υπάρχει ομαδική αλληλεπίδραση, η οποία μπορεί να επιφέρει πράγματι αλλαγές».
Για να ευδοκιμήσουμε σε συνθήκες Covid, είναι βασικό να έχουμε τις σωστές τεχνολογίες. Για τις ομάδες που δυσκολεύονται, τα αναποτελεσματικά τεχνολογικά μέσα και οι λιγότερο εύχρηστες πλατφόρμες, σε συνδυασμό με τη χαμηλή ποιότητα οπτικοακουστικών μέσων, επηρέασαν σε μεγάλο βαθμό την εικονική σύνδεση.
Επομένως, προκειμένου να είναι δυνατή η ουσιαστική σύνδεση, οι οργανισμοί πρέπει να επενδύσουν σε πολλαπλά μέσα επικοινωνίας υψηλής ποιότητας και να αξιοποιήσουν τις δυνατότητές τους.
2. Σχεδιασμός νέων διαδικασιών αλληλεπίδρασης για την τηλεργασία
Η στροφή προς την τηλεργασία καταργεί σχεδόν εξ ολοκλήρου τις άτυπες αλληλεπιδράσεις (π.χ. δια ζώσης συνομιλίες ή συνομιλίες για εκτός εργασίας θέματα). Η αξία αυτών των αλληλεπιδράσεων είναι και λειτουργική- επιτρέποντας την ανταλλαγή πληροφοριών- και σχεσιακή- παρέχοντας ευκαιρίες για ενδυνάμωση των σχέσεων.
Οι επιτυχημένες ομάδες σχεδίασαν νέες διαδικασίες και πρακτικές ώστε να αντισταθμίσουν την απώλεια αυτών των πολύτιμων άτυπων αλληλεπιδράσεων. Πρώτον, άλλαξαν τους ρυθμούς των συναντήσεών τους από μεγαλύτερες συναντήσεις- μία φορά την εβδομάδα, σε πιο σύντομες συναντήσεις- περισσότερες φορές την εβδομάδα, ή ακόμα και κάθε μέρα. Αυτές οι συχνές και πιο σύντομες συναντήσεις βελτίωσαν την επικοινωνία των ομάδων και δημιούργησαν την αίσθηση της συντροφικότητας, χωρίς να αυξήσουν σημαντικά τον συνολικό χρόνο συναντήσεων.
Επιπλέον, οι επιτυχημένες ομάδες αφιέρωναν χρόνο για να κοινωνικοποιηθούν και να έρθουν σε επαφή. Για παράδειγμα, μια ομάδα με έδρα την Ιρλανδία έβαλε ένα εβδομαδιαίο εικονικό «διάλειμμα για τσάι» ώστε να συγκεντρωθούν όλα τα μέλη της ομάδας, ενώ μια άλλη ομάδα καθιέρωσε ένα καθημερινό διάλειμμα 30 λεπτών. Άλλοι έχουν προσπαθήσει να δημιουργήσουν οργανωμένες εικονικές κοινωνικές αλληλεπιδράσεις, όπως κουίζ και κοινή χρήση διαφόρων playlist, προτάσεις βιβλίων, ακόμη και λίστες ταινιών.
Όπως δείχνουν τα παραπάνω παραδείγματα, ο Covid-19 προώθησε μια ενισχυμένη ομαδική επικοινωνία και αλληλεπίδραση. Ενώ προκύπτουν προκλήσεις και δυσκολίες, έχει καταστήσει την επικοινωνία πιο στοχευμένη και περιεκτική για ομάδες επιτυχημένες. Για παράδειγμα, ένας διερωτώμενος ανέφερε στα πλαίσια της έρευνας: «Πλέον ερχόμαστε πιο κοντά με την ομάδα, σε σχέση με το παρελθόν».
Από την άλλη, οι ομάδες που δυσκολεύτηκαν, δεν κατάφεραν να αναπτύξουν νέους τρόπους επικοινωνίας. Βάσει των σχολίων της έρευνας, ένας λόγος φαίνεται να είναι μια άρνηση για τη δημιουργία επίσημων και οργανωμένων μορφών αλληλεπίδρασης. Τα παράπονα για τις δυσκολίες τέτοιου είδους αλληλεπιδράσεων ήταν κοινός τόπος σε ομάδες που δυσκολεύτηκαν. Επιπλέον, τέτοιες ομάδες προσκολλώνται σε παγιωμένα και ξεπερασμένα πρότυπα αλληλεπίδρασης. Ένας διερωτώμενος ανέφερε ότι όλες οι συναντήσεις, ακόμη και αυτές που πρέπει να διαρκέσουν πέντε ή δέκα λεπτά, διαρκούν πλέον τουλάχιστον 30 λεπτά.
Μια επιπλέον δυσκολία είναι η έλλειψη συλλογικής προσαρμογής στα πρότυπα. Αντί να δημιουργήσουν κοινές συνθήκες για τα μέλη της ομάδας ώστε να ενδυναμωθούν οι σχέσεις τους, αυτές οι ομάδες αρκέστηκαν στην ιδιωτική πρωτοβουλία των μελών, ώστε μόνα τους να οργανώσουν ανεπίσημα συναντήσεις. Η από κάτω προς τα πάνω οργάνωση τέτοιων συναντήσεων απαιτεί μεγαλύτερο κόστος συντονισμού, που καταλήγει στη μείωση της συνολικής συμμετοχής και στο χρόνο της σύνδεσης. Οι ηγέτες της ομάδας μπορούν να αξιοποιήσουν τη θέση τους για να ξεπεράσουν αυτήν τη «γραφειοκρατία» και για να δημιουργήσουν «κοινούς χώρους» για την κοινωνικοποίηση της ομάδας.
3. Αξιοποιώντας την ευκαιρία να επιδείξουμε κατανόηση και ενδιαφέρον
Ενώ η πανδημία (και η μετάβαση προς την τηλεργασία) δημιουργεί προκλήσεις για την ενδυνάμωση των ανθρώπινων σχέσεων, δημιουργεί επίσης ευκαιρίες. Σπάνια δημιουργούνται συνθήκες κοινής ανθρωπιάς και ευαισθησίας. Όλοι βιώνουμε το άγχος, την αβεβαιότητα και τον φόβο που σχετίζονται με μια κοινή απειλή, απειλητική ακόμα και για τη ζωή.
Τα μέλη των ομάδων που ευημερούν, αντί να αισθάνονται αβοήθητα, πλησιάζουν μεταξύ τους για να αλληλοβοηθούνται. Αυτό βοηθά στη δημιουργία βαθύτερων δεσμών μεταξύ της ομάδας. Ένα άτομο δήλωσε: «Αυτή η κρίση και η προθυμία της ομάδας να κάνει θυσίες ο ένας για τον άλλον, ήταν πολύ σημαντική. Αύξησε την μεταξύ μας εμπιστοσύνη».
Κάποιος άλλος είπε σχετικά με την μεγάλη γενναιοδωρία που εμφάνισαν τα άτομα: «Υπήρχαν πολύ λιγότερα παράπονα για μικρά θέματα, ενώ ορισμένα μέλη της ομάδας έλυσαν αυτά τα ζητήματα από μόνα τους, με τρόπο που θα μπορούσε να χαρακτηρισθεί σχεδόν γενναιόδωρος». Σε κάποιον οργανισμό, αυτή η γενναιοδωρία εκδηλώθηκε με την «ομάδα χαράς», στέλνοντας πακέτα δώρων σε μέλη άλλων ομάδων.
Σε επιτυχημένες ομάδες, αυτή η ενίσχυση της οικειότητας βασίστηκε σε μεγάλο βαθμό στην εμπιστοσύνη και στις σχέσεις. Η πανδημία επέτρεψε στις ομάδες που είχαν ήδη συνδεθεί μεταξύ τους, να ενισχύσουν ακόμη περισσότερο τους δεσμούς τους. Ένας διερωτώμενος ανέφερε: «Με τον Covid, η συνεργασία μας έγινε ακόμη πιο δυνατή και αυθεντική. Έχουμε ήδη πραγματικούς δεσμούς, αλλά μόλις σταθεροποιήθηκαν, ώστε να είμαστε έτσι και στα πλαίσια των μηνιαίων παγκόσμιων συναντήσεών μας».
Από την άλλη, οι ομάδες που δυσκολεύτηκαν, τείνουν να επικεντρώνονται αποκλειστικά στην εργασία και την αποτελεσματικότητα, χωρίς να προσμετρούν τις ανθρώπινες διαστάσεις εργασίας στις Covid εποχές. Αυτό οφείλεται μερικώς και στην περιορισμένη εμπιστοσύνη τους στους ουσιαστικούς δεσμούς. Αρκετοί ερωτηθέντες εξέφρασαν την πεποίθηση ότι η τηλεργασία καθιστά αδύνατη την ανθρώπινη σύνδεση. Ένα άτομο δήλωσε, «Ναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε βίντεο και να προσπαθήσετε να αξιοποιήσετε τα εργαλεία/ πλατφόρμες ψηφιακής συνεργασίας, αλλά τα ψηφιακά μέσα επικοινωνίας περιορίζουν- αντί να ελευθερώνουν- τη συναισθηματική πλευρά της ανθρώπινης σχέσης, κατά τη γνώμη μου.»
Το μεγάλο χάσμα
Η έρευνά μας αποτελεί μια γενική επισκόπηση του τρόπου που οι ομάδες ανταποκρίθηκαν στο πρώτο κύμα της πανδημίας. Είναι πολύ πιθανό ορισμένες από τις αρνητικές- ή θετικές- επιδράσεις στην ομαδικότητα να αφορούν το παρελθόν, καθώς οι ομάδες προσαρμόστηκαν ήδη στην νέα κανονικότητα.
Ωστόσο, η έρευνά μας καταλήγει στο σταθερό συμπέρασμα ότι οι ομαδικές σχέσεις είναι εξαιρετικά ευάλωτες σε Covid εποχές. Και υποδηλώνει επίσης ότι η στροφή προς την τηλεργασία και οι συλλογικοί στρεσογόνοι παράγοντες στους οποίους όλοι τώρα εναπόκεινται, δεν καταστρέφουν αυτομάτως τις σχέσεις των ομάδων. Όπως ισχύει και για κάθε ανθρώπινη σχέση, πρέπει να δουλέψουμε πάνω σε αυτές- και αυτή η προσπάθεια πρέπει να ξεκινήσει από τους ηγέτες. Οι επιτυχημένες ομάδες στη μελέτη μας, δεν δείχνουν μόνο ότι μπορεί να υπάρξει ενδυνάμωση των ομαδικών σχέσεων κατά τη διάρκεια της πανδημίας, αλλά τα παραδείγματα τους προτείνουν επίσης μερικούς τρόπους για να το επιτύχουμε: εκμεταλλευόμενοι τις δυνατότητες των νέων τεχνολογιών, σχεδιάζοντας νέους τρόπους αλληλεπίδρασης, και αξιοποιώντας την πανδημία ως ευκαιρία για να επιδείξουμε κατανόηση και ενδιαφέρον.
*πρώτη δημοσίευση: knowledge.insead.edu
